Como configurar um chatbot para advogados para qualificar contatos

Para configurar um chatbot para advogados para qualificar contatos, defina primeiro quais dados o escritório precisa receber, quais informações o sistema pode fornecer e em que situações uma pessoa assume a conversa. Depois, monte o fluxo no canal escolhido, teste casos reais e só então ative o atendimento para novos contatos.

O que definir antes de abrir a ferramenta

Comece pela rotina do escritório. Quem recebe novos contatos? Quais áreas são atendidas? Em que horário alguém consegue responder? Essas decisões determinam o que o chatbot pergunta e para onde envia cada conversa. Um fluxo bonito na tela não ajuda se encaminhar uma demanda previdenciária para a equipe trabalhista.

Separe uma ficha curta para o primeiro contato: nome, telefone ou outro meio de retorno, assunto em uma frase e cidade ou estado, quando a localização for relevante. O objetivo é permitir o encaminhamento inicial. Peça documentos e detalhes sensíveis apenas quando houver necessidade definida e um procedimento adequado para recebê-los.

Também escreva as respostas autorizadas. O chatbot pode informar horário de atendimento, endereço, áreas de atuação e como funciona o agendamento. Não deve avaliar chances de êxito, interpretar documentos ou sugerir a medida jurídica para aquele caso. O Provimento 205/2021 da OAB admite o chatbot como apoio à comunicação, preservando a atuação e a responsabilidade profissional do advogado.

Como configurar um chatbot para advogados para qualificar contatos: passo a passo

1. Escolha o canal e crie o fluxo. No painel da ferramenta de atendimento, abra a área chamada Fluxos, Automações ou Bot e selecione Criar fluxo. Escolha o número de WhatsApp ou a página do site em que ele será usado. Os nomes dos menus variam conforme a plataforma.
2. Configure a mensagem de abertura. Informe o nome do escritório e deixe claro que a primeira resposta é automatizada. Exemplo: "Olá, você está falando com o atendimento automatizado do Escritório Silva. Vou registrar algumas informações para encaminhar sua mensagem à equipe. Se preferir, escreva 'pessoa' para solicitar atendimento humano."
3. Cadastre as perguntas mínimas. Em Perguntas ou Campos, crie etapas separadas para nome, assunto geral e localidade, se necessária. Para o assunto, ofereça opções compatíveis com o escritório, como "Previdenciário", "Trabalhista", "Cliente atual" e "Outro assunto". Inclua uma opção de texto livre para quem não se encaixar nas categorias.
4. Explique o uso dos dados. Antes de pedir informações, mostre uma frase curta sobre a finalidade do registro e um link para a política de privacidade do escritório. Restrinja o acesso ao histórico à equipe que precisa atender o contato. A ANPD explica que coleta, armazenamento e uso dessas informações são formas de tratamento de dados pessoais.
5. Limite as respostas automáticas. Na base de respostas ou instruções do bot, inclua apenas informações aprovadas pelo escritório. Para perguntas sobre prazo, direito aplicável ou documentos necessários ao caso concreto, configure uma resposta de encaminhamento: "Sua pergunta precisa ser analisada por um advogado. Vou enviar a conversa à equipe." Se a ferramenta usar IA generativa, teste se ela respeita esse limite mesmo quando a pergunta muda de palavras.
6. Crie as regras de transferência. No menu Encaminhamento, Equipes ou Regras, direcione cada área de atuação ao responsável correto. Configure transferência imediata para pedidos de atendimento humano, relato de prazo próximo, possível urgência, reclamação e mensagens que o bot não compreenda após uma tentativa de esclarecimento. Veja exemplos de critérios de encaminhamento humano para chatbot jurídico.
7. Envie o contexto junto com a conversa. Ative a opção de compartilhar histórico ou resumo com o atendente. O registro deve mostrar as respostas fornecidas pela pessoa e o motivo da transferência. Assim, a equipe pode continuar o atendimento sem pedir tudo novamente. Confira como organizar a transferência com histórico das conversas.
8. Defina o comportamento fora do expediente. Em Horários de atendimento, cadastre os dias e horários da equipe. Fora desse período, o bot pode registrar o contato e informar quando o escritório costuma retomar as mensagens. Não prometa resposta imediata se ninguém estiver disponível para recebê-la.
9. Teste antes de publicar. Use a função Prévia, Testar fluxo ou um número de teste. Simule ao menos cinco situações: assunto previsto, assunto fora das opções, cliente atual, pedido de pessoa e mensagem sobre prazo próximo. Verifique o que aparece para o contato e o que chega à equipe. Corrija respostas confusas e caminhos sem saída antes de selecionar Publicar ou Ativar.

Exemplo de fluxo para um escritório

Uma pessoa escreve: "Preciso falar sobre aposentadoria da minha mãe". O chatbot informa que o atendimento inicial é automatizado, pede nome e meio de retorno, registra "Previdenciário" e pergunta em qual estado ela está. Em seguida, encaminha a conversa à equipe responsável, sem pedir exames, documentos pessoais ou uma descrição completa da situação de saúde pelo chat.

Se a pessoa escrever "Tenho um prazo que termina amanhã", o fluxo interrompe as perguntas comuns e sinaliza a mensagem para análise humana. A ferramenta não deve calcular o prazo por conta própria. Para quem atende pelo aplicativo, vale conferir também a configuração do chatbot para advogados no WhatsApp.

Erros comuns

• Pedir informações demais na abertura. Um formulário longo atrasa o contato e pode recolher dados que o escritório ainda não precisa.
• Deixar o bot responder sobre o mérito do caso. Uma resposta automática pode parecer orientação individual mesmo quando foi escrita como informação geral. Encaminhe esse tipo de pergunta ao advogado.
• Esconder a opção de falar com alguém. Mostre o caminho para atendimento humano na abertura e mantenha-o disponível durante o fluxo.
• Transferir sem histórico. Quando a equipe recebe apenas um nome, precisa reiniciar a conversa. Envie as respostas já registradas.
• Publicar sem testar mensagens inesperadas. Pessoas digitam frases incompletas, mandam áudios e mudam de assunto. O fluxo precisa ter uma saída clara nesses casos.

Checklist antes de ativar

• Os dados solicitados são necessários para o primeiro encaminhamento.
• A abertura identifica o atendimento automatizado e informa como pedir uma pessoa.
• As respostas permitidas foram revisadas pelo escritório.
• Perguntas jurídicas e situações urgentes chegam à equipe responsável.
• O atendente recebe o histórico e o motivo da transferência.
• Horários, mensagem fora do expediente e política de privacidade estão corretos.
• Os testes cobriram contatos novos, clientes atuais e mensagens fora do roteiro.

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