Como migrar contatos para CRM para advogados sem perder o histórico

Para saber como migrar contatos para CRM para advogados sem perder o histórico, exporte a base atual, separe os registros de atendimento, padronize os campos e importe primeiro uma pequena amostra. Confira contatos, responsáveis, etapas e conversas antes de levar toda a base. Guarde o arquivo original até terminar a conferência.

Como migrar contatos para CRM para advogados: passo a passo

A planilha de contatos costuma ser a parte mais simples. O trabalho está em preservar o contexto: quem procurou o escritório, por qual assunto, quem respondeu e o que ficou combinado. Antes de começar, escolha uma pessoa para coordenar a migração e reserve um período em que a equipe possa conferir os registros.

1. Faça um inventário das fontes. Liste onde há dados hoje: CRM antigo, planilhas, formulários do site, WhatsApp e Direct do Instagram. Anote quem administra cada conta e quantos registros existem em cada fonte. Separe contatos comerciais de clientes com processos em andamento, pois eles podem exigir campos e permissões diferentes.
2. Exporte e proteja os arquivos originais. No sistema de origem, abra Contatos > Exportar, ou a opção equivalente, e baixe a base em CSV ou XLSX. Exporte atividades, notas, tarefas e anexos em arquivos separados, se o sistema permitir. Salve uma cópia com a data da exportação em local com acesso restrito. Não trabalhe diretamente sobre ela.
3. Defina os campos de destino. Crie uma planilha de correspondência: coluna de origem, campo no novo CRM e regra de preenchimento. Inclua nome, telefone com DDD, e-mail, origem do contato, área de interesse, responsável, etapa comercial, data do último contato e próxima ação. Decida também quais informações pertencem ao cadastro e quais devem ficar em notas ou em ambiente próprio para documentos. O artigo sobre campos de cadastro no CRM para advogados ajuda nessa escolha.
4. Limpe a cópia de trabalho. Corrija telefones sem DDD, datas em formatos diferentes e nomes de etapas como 'proposta', 'proposta enviada' e 'aguardando proposta'. Identifique duplicados por telefone e e-mail, mas confira cada caso antes de unir registros. Dois familiares podem usar o mesmo número; duas demandas da mesma pessoa podem precisar de históricos distintos.
5. Planeje a preservação do histórico. Verifique quais notas, mensagens, anexos e datas o CRM de destino consegue receber. Para o que não puder ser importado, registre um resumo objetivo no contato, como 'Consulta inicial em 12/08; documentos solicitados; retorno combinado para 16/08', e indique onde está o arquivo original. Evite copiar para campos livres dados sensíveis ou documentos inteiros sem necessidade.
6. Configure o CRM antes de importar. No CRM de destino, ajuste os campos personalizados, as etapas do funil, as permissões da equipe e a regra de identificação de duplicados. Defina quem ficará responsável pelos contatos sem dono atribuído. No CRM Advanx IA, vale preparar o Kanban comercial para o atendimento e o Kanban operacional para as rotinas do escritório antes de distribuir os registros.
7. Importe uma amostra. Abra a área de importação de contatos do CRM, selecione o arquivo de trabalho e associe cada coluna ao campo correspondente. Os nomes dos menus variam conforme a versão do sistema. Comece com 20 a 30 registros variados: um contato novo, um cliente ativo, um registro com nota, outro com tarefa e um possível duplicado. Guarde o relatório de linhas aceitas e rejeitadas.
8. Confira a amostra com a equipe. Abra cada tipo de registro importado e compare nome, telefone, responsável, etapa e último atendimento com a fonte original. Peça a quem atendeu o contato para verificar se o resumo permite retomar a conversa. Corrija o mapeamento e repita o teste se encontrar campos trocados ou informações ausentes.
9. Importe o restante e reconcilie os totais. Faça a importação completa com as mesmas regras aprovadas no teste. Compare o número de linhas do arquivo com os registros criados, atualizados, rejeitados e identificados como duplicados. Investigue toda diferença antes de encerrar a migração. Depois, confira uma amostra de cada origem e de cada etapa do funil.

O que fazer com o histórico que não entra no CRM?

Não presuma que a conexão com um canal trará conversas anteriores. Uma integração pode receber mensagens novas sem importar o arquivo antigo. Confirme o alcance da importação com o fornecedor e teste com um contato real antes de depender desse recurso.

Quando mensagens ou anexos ficarem fora do CRM, mantenha-os em repositório controlado e registre no contato apenas o contexto necessário para o próximo atendimento. Use uma referência que a equipe autorizada consiga localizar. Defina também por quanto tempo os arquivos exportados serão mantidos. A Lei Geral de Proteção de Dados exige atenção à finalidade do tratamento, à necessidade dos dados e à segurança das informações.

Como colocar o CRM Advanx IA para trabalhar após a migração

Depois da conferência, o CRM Advanx IA pode reunir a operação comercial e o acompanhamento interno do escritório. O Kanban comercial mostra em que etapa está cada contato; o Kanban operacional ajuda a organizar os processos. Lembretes automáticos de follow-up, audiências e prazos apoiam a rotina, desde que responsáveis e datas estejam corretos.

O produto também oferece atendimento por IA via WhatsApp, com opções de API oficial e não oficial, integração com o Direct do Instagram e agentes de IA especializados em teses jurídicas. Na etapa comercial, pode notificar o fechamento e enviar o contrato ao lead. Para escritórios que anunciam na Meta, a integração com a API de Conversões envia o evento de contrato fechado ao pixel configurado. Essas funções devem ser ativadas após a revisão da base, das permissões e dos fluxos de atendimento. Veja como organizar as etapas em CRM para advogados por fluxo de atendimento.

A automação não dispensa revisão profissional das respostas e dos materiais enviados ao público. Na comunicação da advocacia, mantenha informações objetivas e evite promessas de resultado, conforme o Provimento 205/2021 da OAB.

Erros comuns

• Importar toda a planilha antes de testar campos, etapas e duplicados.
• Tratar a importação de contatos como garantia de transferência de conversas e anexos.
• Unir registros apenas porque compartilham um telefone.
• Levar anotações extensas e dados sensíveis para campos visíveis a toda a equipe.
• Ativar mensagens automáticas antes de conferir responsáveis, status e datas.
• Apagar a base anterior antes de comparar os totais e validar o histórico.

Checklist final da migração

• Fontes de contatos e histórico identificadas.
• Exportações originais guardadas com acesso restrito.
• Campos, etapas e responsáveis definidos no CRM.
• Duplicados revisados e amostra importada com sucesso.
• Notas, tarefas e conversas conferidas conforme o que cada sistema permite importar.
• Totais de registros criados, atualizados e rejeitados reconciliados.
• Equipe orientada sobre onde consultar o histórico antigo e como registrar novos atendimentos.

Com a base conferida, o escritório pode usar o CRM Advanx IA para acompanhar contatos e próximas ações. A primeira semana de uso ainda faz parte da migração: registre os ajustes encontrados pela equipe e corrija os cadastros na origem adequada.